Die
Kreditorenbuchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung der
Finanzbuchhaltung. Jeder regelmäßige Lieferant wird mit
einem Kreditorenstammsatz erfasst. Jede Lieferung und jeder
Rechnungseingang werden dann mit Referenz zur Stammnummer
des Kreditors erfasst. Naturgemäß hat die
Kreditorenbuchhaltung einen engen Bezug zum
Beschaffungswesen insbesondere dem Einkauf.
Nach Rechnungseingang werden die Forderungen des
Lieferanten als Verbindlichkeiten geführt. Fällige
Verbindlichkeiten werden mittels Zahlung ausgeglichen. Über
die zeitliche Fälligkeitstruktur der Rechnungen ergibt sich
eine Möglichkeit zur kurzfristigen Liquiditätsplanung.
In einer Offene-Posten-Buchhaltung wird eine
Verbindlichkeit nach erfolgter Zahlung ausgeglichen.
Voraussetzung für das Zahlen einer Rechnung ist die
Lieferung der vereinbarten Leistung. Da der
Rechnungseingang unter Umständen auch vor dem Liefereingang
erfolgen kann, sollten Rechnungseingang und die
Wareneingangsbuchung ins Lager als Folge der Lieferung mit
Referenz zur Bestellnummer über ein CpD-Konto geführt
werden. Die Voraussetzungen zur Zahlungsfreigabe sind dann
1. Fälligkeit der Rechnung
2. die erfolgte Lieferung, d. h. ein ausgeglichener Saldo
des CpD-Konto in Bezug auf die Bestellnummer der Rechnung
Die Integration der Kreditorenbuchhaltung ins Hauptbuch
erfolgt mit einem Abstimmkonto. Der Saldo des Abstimmkontos
entspricht der Summe der offenen
Kreditorenverbindlichkeiten. Das Abstimmkonto wird in die
Passivseite der Bilanz übernommen und zeigt dort die
offenen Verbindlichkeiten gegenüber den Lieferanten.
Definition
Lieferant:
Ein Lieferant versorgt einen Abnehmer mit Waren oder
Dienstleistungen. Der Ausdruck ist mit dem französischen
livrer verwandt und stammt aus dem 16. Jahrhundert. In der
Buchhaltung ist der Lieferant ein Kreditor, dem Zahlungen
geschuldet werden, während einem die eigenen Kunden als
Debitoren Zahlungen zu leisten haben.